مقدمة عن الدورة:

إن وظيفة السكرتارية تعتبر من الوظائف الإدارية المهمة في بيئة العمل، فيهتم الأفراد الذين يعملون في مجال السكرتارية في حفظ كافة المعلومات السرية، مع التميز بالأمانة، والمصداقية في العمل، أما اسم سكرتارية فهو معرب من الكلمة الأصلية Secretary، والتي تم اشتقاقها من مصطلح Secret، ومعناها السر، للإشارة إلى أهمية هذه الوظيفة، حيث تكون مسؤولة عن متابعة كافة الأوراق، والمستندات، والوثائق المرتبطة بالعمل قبل وصولها إلى المدير، أو المسؤول عن الإدارة.

ومن خلال هذا البرنامج سوف نتعرف على مفهوم السكرتارية وأنواعها وأهميتها، ومقومات السكرتير الناجح وكيفية تواصله مع الجهات الأخرى، وعوائق الاتصال الفعال، ودور السكرتير في الاجتماعات وطرق التعامل الجيد مع الرؤساء والزوار والزملاء، وتعلم كيفية إدارة الذات وإدارة الوقت، وطرق التأقلم مع ضغوط العمل وتطبيق أساليب معالجة العمل بالتفكير الإبداعي، وتعلم المهارات الأساسية في كيفية كتابة التقارير وفوائدها ومراحل كتابتها وطرق تعلم استخدام الهاتف.

 الفئات المستهدفة للدورة:

•   طلاب معاهد السكرتارية.

•  مديرو المكاتب بالشركات الخاصة والعامة.

•  موظفو الشؤون الإدارية.

•  القائمون بأعمال السكرتارية في المؤسسات المختلفة.

•  مديرو المكاتب الإدارية بالشركات العامة والخاصة.

•  منظمو الاجتماعات المختلفة.

•  متطوعو الأنشطة الطلابية الذين يعملون في مجال العلاقات العامة.

•  المعنيون بإدارة المكاتب عموماً

•  المرشدون والمرشدات

•  المحاضرون.

 مخرجات الدورة التدريبية: 

•   تحديد أنواع السكرتارية.

•   تبيان أهمية السكرتارية.

•   المقارنة بين السكرتارية والعمل المكتبي.

•   تعداد مقومات السكرتير الناجح

•   تحديد مسئوليات السكرتير.

•  الدراية بمفهوم الاتصال الفعال.

•  مقارنة بين أنواع الاتصالات.

•  تعداد الأهداف العشر للاتصال الفعال.

•  تحديد عوائق الاتصال الفعال.

•  تطبيق أساليب معالجة العمل بالتفكير الإبداعي.

•  الإلمام بكيفية تنمية المهارات الإدارية.

•  استخدام أساليب حل المشكلات.

•  تعلم كيفية كتابة التقارير وذكر فوائدها وأنواعها.

•  تحديد مقومات التقرير الجيد.

  فهرس العناوين للحقيبة التدريبية:

•   مفهوم السكرتارية.

•   أنواع السكرتارية.

•   أهمية السكرتارية والعمل المكتبي.

•   نشأة السكرتارية

•   السكرتير والعمل المكتبي

•   مفهوم الأعمال المكتبية

•   الوظائف الفنية في إدارة الأعمال المكتبية.

•   مقومات السكرتير الناجح ومدير المكتب الفعال

•   أهم مسؤوليات السكرتير ومدير المكتب

•   أهمية إدارة الأعمال المكتبية

•   مفهوم الاتصال الفعال

•   مجالات السكرتارية لمعاونة الإدارة

•   مفهوم الاتصال الإداري

•   أنواع الاتصالات

•   هل الاتصال غاية أم وسيلة؟

•   الأهداف العشر للاتصال الإداري الفعال.

•   وسائل الاتصال الإدارية العشر

•   عوائق الاتصال الفعال

•   مهارات الاتصال الفعال

•   دور السكرتير قبل الاجتماع

•   دور السكرتير أثناء الاجتماع

•   دور السكرتير بعد الاجتماع

•   كيفية التعامل مع الرؤساء

•   كيفية التعامل مع الزملاء.

•   كيفية التعامل مع الزوار.

•   كيفية إدارة الذات والوقت.

•   إدارة السكرتير لذاته

•   إدارة السكرتير لوقته

•   الوقت

•   أنواع الوقت

•   كيف يستغل السكرتير وقته؟

•   مضيعات الوقت

•   الأسلوب العلمي لاستفادة السكرتير من وقته

•   كيفية التعامل مع ضغوط العمل.

•   التفكير الإبداعي

•   أهم أساليب معالجة العمل بالتفكير الإبداع.

•   أساليب التحول على التفكير الإبداعي

•   تنمية المهارات الإدارية لحل المشكلات

•   أهم أساليب حل المشكلات

•   فوائد التقارير

•   أنواع التقارير من ناحية الزمن

•   أنواع التقارير من ناحية الهدف

•   أنواع التقارير من ناحية المحتوى

•   أنواع التقارير من ناحية الشكل

•   أنواع التقارير من ناحية التوجيه

•  مبادئ طريقة كتابة التقرير

•   مبادئ تنظيم التقرير

•   مبادئ إخراج التقرير

•   مقومات التقرير الجيد

•   مواصفات التقرير الجيد

•   مراحل إعداد التقارير

•   ما يجب على الكاتب أن يحدد في مرحلة إعداد التقرير

•   الهيكل العام للتقرير والإطار التنظيمي

•   ما يجب على كاتب أن يراعيه في مرحلة كتابة التقرير

•   المراحل التي ينصح دائما بمراجعة التقرير مراجعة دقيقة فيها

  سلوكيات استخدام الهاتف

 الجدول التنظيمي للحقيبة التدريبية:

•  عدد الأيام: 5

•  عدد الساعات التدريبية لليوم الواحد: 4 ساعات.

•  عدد الجلسات التدريبية لليوم الواحد: 2 جلستان.

•  مجموع عدد الساعات التدريبية: 20 ساعة.

الفترة الصباحية:

    8:00 – 10:00     10:00  – 10:10      10:10-  12:10

  الجلسة الأولى     وقت مستقطع         الجلسة الثانية

الفترة المسائية:

     4:00 – 6:00        6:00  –6:10         6:10-  8:10

  الجلسة الأولى     وقت مستقطع       الجلسة الثانية

معلومات مرفقات الحقيبة التدريبية:

_ دليل المدرب: 

هذا الدليل خاص بالمدرب لإحتواءه على جميع الإرشادات والتوجيهات الخاصة بالعملية التدريبية كما يحتوي على المادة العلمية المدعمة بالأنشطة والقصص التدريبية والدراسات العلمية السابقة المتعلقة بموضوع البرنامج التدريبي ويحتوي على الأنشطة التدريبية والتمارين.

_ دليل المتدرب (المذكرة التدريبية): 

هذا الدليل خاص بالمتدرب المشارك في البرنامج يحتوي على المادة العلمية التي تم إعدادها بأسلوب مشوق وبسيط يسهل على المتدرب فهمها كما أنه مدعم بالقصص الهادفة والدراسات العلمية السابقة المتعلقة بموضوع البرنامج التدريبي.

_ العرض التقديمي: 

يحتوي على المادة العلمية بشكل مختصر مدعم بالفيديوهات التعليمية عند الحاجة لذلك وقد تم إعداده بدقة عالية من قبل فريق متخصص بالجرافيك ديزاين ومراعاة شكل التصميم الإحترافي لشرائح العرض من صور وألوان وخطوط وقوالب وجداول بيانية وخرائط ذهنية.

_ التمارين (الأنشطة التدريبية):

تحتوي المادة العلمية على أنشطة تدريبية  شاملة للمحتوى التعليمي وتمارين تدريبية متنوعة ومشوقة بهدف إيصال المعلومات بطريقة سلسة سهلة الفهم كما أنها تساعد في عملية التفاعل بين كل من المدرب والمتدربين مما يجعل التعلم ممتعاً.

_ استمارات التقييم: 

تحتوي الحقيبة التدريبية على استمارات تقييم للمتدرب واستمارات تقييم للمدرب واستمارات تقييم للمادة العلمية يتم تقديم هذه الاستمارات للمشاركين في البرنامج التدريبي لمعرفة آرائهم في هذا البرنامج ومدى فاعليته وتكامله.

_ المراجع العلمية: 

تحتوي الحقيبة على المراجع العلمية التي تم الإستناد إليها في إعداد المحتوى العلمي بشكل كامل تقدم للمشارك في البرنامج ليستطيع العودة إليها عند الحاجة لذلك.

_ اختبار المذكرة: 

تحتوي الحقيبة التدريبية على اختبار يهدف إلى قياس مدى مستوى فهم المتدربين وما قد تم تدريبهم وتعليمهم عليه كما تهدف إلى تدعيم البرنامج التدريبي بنشاطات تفاعلية بين المدرب والمتدربين من خلال هذه الاختبارات والإجابة عليها.